BIR ขั้นตอนการจัดทำโครงการ/ กิจกรรมต่างๆ
การขออนุมัติจัดกิจกรรมและงบประมาณ
การจัดกิจกรรมทุกครั้งให้คณะกรรมการนักศึกษาและกลุ่มกิจกรรมทุกกลุ่มยื่นคำขออนุมัติโครงการต่อคณบดี โดยมีรายละเอียดของโครงงาน และคำรับรองของอาจารย์ที่ปรึกษากลุ่ม ว่าเป็นกิจกรรมของนักศึกษาจริง จากนั้นเจ้าหน้าที่งานกิจกรรมนักศึกษาจะดำเนินการเสนอตามขั้นตอนเพื่อขออนุมัติ และเมื่อคณบดีอนุมัติแล้วจึงจะดำเนินกิจกรรมได้ การยื่นคำขอนั้นให้ยื่นต่อเจ้าหน้าที่งานกิจกรรมนักศึกษาก่อนถึงกำหนดวันจัดกิจกรรมอย่างน้อย 14 วัน เพื่อให้ได้รับอนุมัติโครงการก่อนวันงาน ทั้งนี้โครงการบางโครงการของนักศึกษาอาจจะไม่ใช้งบประมาณจากคณะฯ แต่นักศึกษาต้องทำเรื่องขออนุมัติโครงการเพื่อจัดกิจกรรมด้วยเช่นกัน ซึ่งรวมถึงทุกกลุ่มกิจกรรมทั้งที่เป็นกลุ่มที่รับแต่งตั้งจากคณบดี กลุ่มอิสระ และกลุ่มแกนนักศึกษาชั้นปีด้วยเช่นกัน
ขั้นตอนการขออนุมัติโครงการของกลุ่มกิจกรรมนักศึกษา
1. กลุ่มกิจกรรมทำโครงการพร้อมงบประมาณเสนอต่อคณะบดี และเขียนฟอร์มขออนุมัติโครงการ
(ฟอร์มขออนุมัติโครงการจะมี2แบบ คือ ขออนุมติงบประมาณจากโครงการ และขออนุมติงบประมาณจากกองทุนค่าธรรมเนียมหรือ จากคณะ)
2. เจ้าหน้าที่งานกิจกรรมนักศึกษาตรวจสอบความถูกต้อง นำเสนอตามขั้นตอนเพื่อขออนุมัติ ตรวจสอบงบประมาณที่ใช้ และตัดงบประมาณพร้อมทำสัญญายืมเงินเสนอไปพร้อมกัน
3. เมื่อเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆดำเนินการขอนุมัติโครงการและงบประมาณที่ใช้ในการดำเนินกิจกรรมเรียบร้อยแล้วจะแจ้งนศ.ที่จัดทำโครงการหรือกิจกรรมนั้นๆให้ทราบเพื่อดำเนินการกิจกรรมต่อไป
4. หลังดำเนินการแล้วกลุ่มกิจกรรมรายงานผลการดำเนินการทุกครั้ง ภายใน 1 เดือน
5. กลุ่มกิจกรรมนักศึกษาจะต้องเคลียใบเสร็จรับเงินกับเจ้าหน้าที่งานกิจกรรมนักศึกษาภายใน 10 วัน เพื่อเจ้าหน้าที่งานกิจกรรมนักศึกษาดำเนินการต่อไป
การจัดทำใบโครงการเพื่อขออนุมัติโครงการ
เอกสารใบโครงการที่ถูกต้อง ประกอบด้วย
1. ชื่อโครงการ
2. อ.ที่ปรึกษาโครงการ และ ผู้รับผิดชอบโครงการ
3. หลักการและเหตุผล
4. วัตถุประสงค์
5. ระยะเวลาในการดำเนินงาน/แผนการดำเนินงาน
6. ผู้เข้าร่วมโครงการ
7. งบประมาณ/ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
8. ผลที่คาดว่าจะได้รับ
9. ภาคผนวก (กำหนดการในวันจัดกิจกรรม)
ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน/ บิลเงินสด
ประกอบด้วย
• ชื่อร้านและที่อยู่
• นาม : โครงการ BIR คณะรัฐศาสตร์มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
• ที่อยู่ : เลขที่2 ถนนพระจันทร์ แขวงพระบรมมหาราชวัง เขตพระนคร กรุงเทพฯ
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (สอบถามที่เจ้าหน้าที่โครงการฯ)
• รายการที่เบิก (ต้องเขียนให้ตรงกับรายการในงบประมาณที่ขออนุมัติในโครงการ หรือสอดคล้องกับรายการที่ขออนุมัติในโครงการ)
• ลายเซ็นผู้รับเงิน
• หากบิลเงินสดไม่มีชื่อร้านและที่อยู่จากบิลเงินสดที่ทางร้านทำไว้ควรแนบนามบัตรจากทางร้านด้วย